Informativa sulla Privacy

1.1. La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità con cui Romulus Ventures LLC (“Romulus Ventures”, “noi” o “Società”) raccoglie, utilizza, conserva, condivide e protegge le informazioni dell’utente in relazione ai servizi offerti da Romulus Ventures, ivi compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• (a) i servizi forniti presso o tramite il dominio www.romulus.live (il “Sito”);
• (b) strumenti o applicazioni inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, applicazioni software per dispositivi mobili e di altro tipo relativi al Sito (le “Applicazioni”);
• (c) il servizio di assistente vocale basato su intelligenza artificiale (“Servizio Setter AI Vocale 24/7” o “Servizio AI Vocale”);
• (d) il servizio di telefonia su protocollo IP (“Servizio VoIP”);
• (e) il servizio di centralino automatizzato VoIP (“Servizio PBX VoIP” o “Servizio Centralino VoIP”);
• (f) immagini, testi, playlist, metadati e altro materiale disponibile tramite il Servizio (i “Contenuti”);
• (congiuntamente, il “Servizio”).

1.2. La presente Informativa sulla Privacy si applica quando l’utente (“tu”, “Utente” o “Rispondente”) accede, visita o utilizza qualsiasi parte del Servizio. Ai fini della presente Informativa sulla Privacy, un “Utente” è una persona che crea chatbot o sottoscrive uno qualsiasi dei Servizi offerti da Romulus Ventures, e un “Rispondente” è una persona che risponde a tali chatbot o interagisce con i Servizi in qualità di utente finale.

1.3. La presente Informativa sulla Privacy è parte integrante ed è disciplinata dalle Condizioni Generali di Contratto di Romulus Ventures.

2.1. Qualsiasi Servizio fornito da Romulus Ventures è puramente volontario. Non è richiesto all’utente di fornire alcuna informazione personale, salvo che scelga di accedere a funzionalità del Servizio che richiedano tali informazioni. Qualora l’utente non concordi con i termini della presente informativa o con le Condizioni Generali di Romulus Ventures relative al Servizio, è pregato di non fornire informazioni personali, di uscire immediatamente dalle Applicazioni e di cessare l’utilizzo del Servizio.

2.2. Pertanto, creando un Account Romulus Ventures (come definito nelle Condizioni Generali), o comunque accedendo, visitando o utilizzando il Servizio, l’utente acconsente espressamente alla raccolta, all’utilizzo, alla divulgazione e alla conservazione delle proprie informazioni come descritto nella presente Informativa sulla Privacy e nelle Condizioni Generali di Romulus Ventures.

3.1. Romulus Ventures si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla Privacy di volta in volta. All’utente potrebbe essere richiesto di accettare l’Informativa sulla Privacy modificata al momento dell’accesso al proprio Account Romulus Ventures per continuare a utilizzare il Servizio. In alternativa, Romulus Ventures potrà pubblicare eventuali modifiche sostanziali alla presente Informativa sul Sito con un avviso che informi delle modifiche prima della data di efficacia delle stesse. Romulus Ventures potrà inoltre notificare all’utente le modifiche sostanziali alla presente Informativa, prima della data di efficacia delle modifiche, inviando un’e-mail o con altra modalità idonea a garantire un ragionevole periodo di preavviso. Qualora l’utente non accetti la nuova Informativa sulla Privacy, potrà cessare l’utilizzo del Servizio entro il termine di trenta (30) giorni e non sarà vincolato dalle nuove condizioni. In caso contrario, le nuove condizioni entreranno in vigore dopo trenta (30) giorni.

4.1. Il Titolare del trattamento dei dati è Romulus Ventures LLC.

4.2. Per qualsiasi domanda o richiesta relativa al trattamento dei dati personali, l’utente può contattare l’indirizzo [email protected].

5.1. Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, l’utente ha i seguenti diritti in relazione ai propri dati personali:

• (a) Diritto di accesso (art. 15 GDPR): il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle relative informazioni;
• (b) Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
• (c) Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, fatte salve le condizioni e le eccezioni previste dalla normativa applicabile;
• (d) Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): il diritto di ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla normativa applicabile;
• (e) Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR): il diritto di ricevere i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti. Tale diritto è particolarmente rilevante in relazione al Servizio VoIP ai fini della portabilità del numero;
• (f) Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano basato su interessi legittimi;
• (g) Diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati (art. 22 GDPR): il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona;
• (h) Diritto di proporre reclamo: l’utente ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).

5.2. L’utente può esercitare i diritti sopra indicati rivolgendo le proprie richieste a Romulus Ventures tramite il sito web o tramite e-mail all’indirizzo [email protected].

Romulus Ventures è utilizzata da “Utenti” (l’utente) e da “Rispondenti” (gli utenti dell’utente). Le informazioni che riceviamo dagli Utenti e dai Rispondenti e le modalità con cui le trattiamo differiscono, come di seguito indicato.

6.1. Utenti di Romulus Ventures

In qualità di Utente, raccogliamo informazioni relative all’utente e al suo utilizzo dei nostri Servizi da diverse fonti:

(i) Informazioni raccolte direttamente dall’Utente

• (a) Dati di registrazione: informazioni fornite dall’utente al momento della registrazione dell’account.
• (b) Dati dei chatbot: conserviamo i dati dei chatbot dell’utente (domande e risposte) per suo conto.
• (c) Informazioni su piano e fatturazione: conserviamo informazioni relative al piano di fatturazione dell’utente. Qualora l’utente abbia fornito i propri dati di fatturazione, anche tali informazioni vengono conservate.
• (d) Altri dati che l’utente desidera condividere: potremmo raccogliere informazioni personali o dati dell’utente qualora quest’ultimo li fornisca in altri contesti. Ad esempio, se l’utente ci fornisce una testimonianza o partecipa a una campagna con i chatbot di Romulus Ventures.

(ii) Informazioni raccolte sull’Utente in modo indiretto o passivo durante l’interazione con noi

• (a) Dati di utilizzo: Romulus Ventures raccoglie dati di utilizzo sull’Utente ogni volta che interagisce con i nostri servizi.
• (b) Dati del dispositivo e dell’applicazione: Romulus Ventures raccoglie dati dal dispositivo e dall’applicazione che l’Utente utilizza per accedere ai nostri servizi, quali l’indirizzo IP e il tipo di browser. Potremmo inoltre dedurre la posizione geografica sulla base dell’indirizzo IP dell’Utente.
• (c) Dati di provenienza: qualora l’Utente raggiunga un sito web di Romulus Ventures da una fonte esterna (ad esempio un collegamento su un altro sito web o in un’e-mail), registriamo informazioni sulla fonte che ha indirizzato l’Utente verso di noi.
• (d) Informazioni da terze parti: Romulus Ventures può raccogliere informazioni personali o dati dell’Utente da terze parti qualora l’Utente autorizzi tali terze parti a condividere tali informazioni con noi.
• (e) Informazioni dai cookie: Romulus Ventures utilizza servizi di tracciamento di terze parti che impiegano cookie per raccogliere dati aggregati e anonimizzati sui visitatori dei nostri siti web. Tali dati possono includere statistiche di utilizzo e relative agli Utenti.

6.2. Rispondenti di Romulus Ventures

In qualità di Rispondente, quando l’utente risponde a chatbot ospitati da Romulus Ventures, raccogliamo, per conto e su istruzioni degli Utenti, informazioni relative all’utente e al suo utilizzo dei nostri servizi da diverse fonti:

(i) Informazioni raccolte direttamente dal Rispondente: risposte ai chatbot

Raccogliamo e conserviamo le risposte ai chatbot da parte dei Rispondenti. L’Utente di Romulus Ventures è responsabile di tali dati e li gestisce. L’Utente di Romulus Ventures è generalmente la stessa persona che ha invitato il Rispondente a utilizzare il chatbot e talvolta dispone di una propria informativa sulla privacy. Rispondendo a un chatbot, l’utente potrebbe fornire informazioni o dati personali. Si precisa che Romulus Ventures non è responsabile del contenuto del chatbot; pertanto, per qualsiasi domanda relativa a un chatbot a cui si sta rispondendo, si prega di contattare direttamente l’Utente di Romulus Ventures.

(ii) Informazioni raccolte sul Rispondente da altre fonti

• (a) Dati di utilizzo: Romulus Ventures raccoglie dati di utilizzo sul Rispondente ogni volta che interagisce con i nostri servizi.
• (b) Dati del dispositivo e dell’applicazione: Romulus Ventures raccoglie dati dal dispositivo e dall’applicazione che il Rispondente utilizza per accedere ai nostri servizi, quali, tra gli altri, l’indirizzo IP, il tipo di browser e il sistema operativo. Potremmo inoltre dedurre la posizione geografica sulla base dell’indirizzo IP del Rispondente.
• (c) Dati di provenienza: Romulus Ventures registra informazioni sulla fonte che ha indirizzato il Rispondente verso un chatbot (ad esempio un collegamento su un sito web o in un’e-mail).
• (d) Informazioni dai cookie: Romulus Ventures utilizza servizi di tracciamento di terze parti che impiegano cookie per raccogliere dati aggregati e anonimizzati sui visitatori dei nostri siti web. Tali dati possono includere statistiche di utilizzo e relative agli Utenti.
• (e) Indirizzo e-mail: la chat registra l’indirizzo e-mail del Rispondente qualora l’Utente aggiunga una domanda relativa all’e-mail nei propri chatbot. Il Rispondente può scegliere di non fornire il proprio indirizzo e-mail durante la conversazione con i chatbot creati dagli Utenti tramite Romulus Ventures.

6.3. Servizio VoIP e Servizio Centralino VoIP – Dati aggiuntivi

In relazione al Servizio VoIP e al Servizio Centralino VoIP, Romulus Ventures raccoglie e tratta le seguenti ulteriori categorie di dati personali:

• (a) Credenziali di autenticazione VoIP: nome utente (user ID) e password/PIN assegnati all’Utente per l’accesso al Servizio VoIP;
• (b) Dati di traffico telefonico (Call Detail Records – CDR): numeri di telefono delle parti chiamanti e chiamate, data, ora, durata delle chiamate e tipologia di servizio utilizzato;
• (c) Numerazione telefonica assegnata: il numero o i numeri di telefono geografici o non geografici assegnati all’Utente nell’ambito del Piano di Numerazione Nazionale;
• (d) Dati di domicilio: l’indirizzo del domicilio indicato dall’Utente ai fini dell’assegnazione della numerazione geografica, come richiesto dalla regolamentazione vigente;
• (e) Dati anagrafici: nome, cognome, codice fiscale e qualsiasi altro dato necessario per l’adempimento degli obblighi relativi agli elenchi telefonici e alla prevenzione e repressione di reati, come previsto dalla normativa applicabile;
• (f) Dati vocali: comunicazioni vocali trasmesse attraverso il Servizio VoIP;
• (g) Registrazioni delle chiamate: qualora l’Utente attivi la funzionalità di registrazione delle chiamate del Servizio Centralino VoIP, le registrazioni audio delle conversazioni telefoniche;
• (h) Dati di configurazione del centralino: impostazioni IVR (Interactive Voice Response), regole di instradamento delle chiamate, configurazioni delle code di attesa e impostazioni di integrazione (ad es. parametri di integrazione CRM).

7.1. Finalità generali

Utilizziamo le informazioni raccolte dall’utente per eseguire i servizi richiesti in relazione all’Account Romulus Ventures selezionato per le finalità descritte nelle Condizioni Generali.

7.2. Utilizziamo inoltre le informazioni dell’utente per esaminare, analizzare e migliorare i servizi forniti. Potremmo altresì raccogliere e analizzare i dati dell’utente per monitorare, mantenere e migliorare i nostri servizi e le relative funzionalità. Per migliorare i nostri servizi, potremmo utilizzare i dati personali dell’utente anche per addestrare i modelli che alimentano i nostri servizi.

7.3. Effettuiamo internamente analisi statistiche e di altra natura sulle informazioni raccolte (inclusi dati di utilizzo, dati del dispositivo, dati di provenienza, dati relativi a domande e risposte) per analizzare e misurare il comportamento e le tendenze degli utenti, per comprendere come le persone utilizzano i nostri servizi, e per monitorare, risolvere problemi e migliorare i nostri servizi, anche al fine di valutare o sviluppare nuove funzionalità.

7.4. Potremmo utilizzare le informazioni dell’utente per finalità interne volte a mantenere i nostri servizi sicuri e operativi, quali attività di test, risoluzione di problemi, prevenzione di attività abusive (ad es. frodi, spam, attività di phishing), nonché per il miglioramento dei servizi, la ricerca e lo sviluppo.

7.5. Parimenti, raccogliamo i dati personali dell’utente al fine di rispondere alle sue domande e fornirgli suggerimenti e notizie di Romulus Ventures relativi ai nostri servizi con qualsiasi mezzo, inclusi e-mail e mezzi di comunicazione elettronica analoghi. Al fine di personalizzare il più possibile tali informazioni e comunicazioni commerciali, Romulus Ventures può utilizzare tecniche statistiche che consentono la creazione di profili utente e la segmentazione dei dati. Qualora l’utente non desideri ricevere tali informazioni e comunicazioni commerciali, indipendentemente dalla forma di comunicazione utilizzata, è pregato di comunicarci gratuitamente la propria decisione attraverso i mezzi sopra indicati per l’esercizio dei propri diritti. Il consenso alla ricezione delle informazioni può essere revocato in qualsiasi momento, ma tale revoca non avrà effetto retroattivo. Qualora l’utente non desideri ricevere le suddette informazioni e comunicazioni commerciali, potrà comunicarcelo contattandoci all’indirizzo [email protected].

7.6. Finalità specifiche del Servizio VoIP

In relazione al Servizio VoIP e al Servizio Centralino VoIP, i dati personali dell’utente sono trattati anche per le seguenti finalità specifiche:

• (a) Instradamento e gestione delle chiamate telefoniche: il trattamento dei dati di traffico è necessario per l’instaurazione, l’instradamento e la gestione delle comunicazioni telefoniche VoIP;
• (b) Fatturazione e rendicontazione del traffico: trattamento dei dati di traffico (CDR) ai fini della fatturazione, della verifica degli addebiti e della risoluzione delle controversie;
• (c) Adempimento degli obblighi normativi in materia di telecomunicazioni: trattamento dei dati anagrafici e dei dati di traffico per l’adempimento degli obblighi previsti dal D.Lgs. n. 259/2003 (Codice delle Comunicazioni Elettroniche) e dalla relativa regolamentazione, inclusi gli obblighi nei confronti dell’AGCOM (Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni);
• (d) Gestione degli elenchi telefonici: trattamento dei dati personali ai fini dell’inserimento o dell’esclusione dagli elenchi telefonici pubblici, previo specifico consenso dell’utente;
• (e) Cooperazione con l’autorità giudiziaria: conservazione e comunicazione dei dati di traffico e dei dati anagrafici alle autorità giudiziarie e alle forze dell’ordine competenti, come previsto dalla normativa applicabile;
• (f) Funzionamento del Centralino VoIP: trattamento dei dati necessari per il funzionamento dell’IVR, dell’instradamento delle chiamate, delle code di attesa e delle altre funzionalità del centralino;
• (g) Registrazione delle chiamate: qualora l’Utente attivi la funzionalità di registrazione delle chiamate, trattamento dei dati vocali per le finalità indicate dall’Utente (ad es. garanzia della qualità, formazione, conformità normativa). La registrazione delle chiamate è attivata esclusivamente su istruzione esplicita dell’Utente, il quale assume la piena responsabilità per la conformità ai requisiti di legge applicabili, inclusa l’acquisizione del consenso di tutte le parti alla comunicazione registrata ove richiesto dalla legge.

7.7. Basi giuridiche del trattamento

In conformità agli obblighi in materia di protezione dei dati personali e in particolare al GDPR, di seguito si indicano le basi giuridiche in forza delle quali trattiamo i dati personali dell’utente:

• (a) Consenso (articolo 6, comma 1, lettera a) del GDPR): trattiamo i dati personali dell’utente previo suo consenso, in particolare per: (i) l’invio di comunicazioni commerciali e materiale di marketing; (ii) l’inserimento negli elenchi telefonici pubblici; (iii) la registrazione delle chiamate, ove applicabile;
• (b) Esecuzione di un contratto (articolo 6, comma 1, lettera b) del GDPR): trattiamo i dati personali dell’utente per l’esecuzione del contratto con lo stesso, inclusa la fornitura del Servizio VoIP, del Servizio Centralino VoIP e del Servizio Setter AI Vocale 24/7, nonché per la fatturazione e la gestione dell’account;
• (c) Adempimento di un obbligo di legge (articolo 6, comma 1, lettera c) del GDPR): trattiamo i dati personali dell’utente per adempiere agli obblighi di legge ai quali siamo soggetti, inclusi: (i) la conservazione dei dati di traffico telefonico ai sensi dell’art. 132 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali); (ii) gli obblighi previsti dal Codice delle Comunicazioni Elettroniche (D.Lgs. n. 259/2003); (iii) la cooperazione con l’autorità giudiziaria e le forze dell’ordine; (iv) gli obblighi relativi alla prevenzione e repressione dei reati;
• (d) Interessi legittimi (articolo 6, comma 1, lettera f) del GDPR): trattiamo i dati personali dell’utente quando il trattamento è necessario per il perseguimento di un interesse legittimo nostro o di un terzo, inclusi il miglioramento dei servizi, la prevenzione delle frodi e la sicurezza della rete.

8.1. Il Servizio Centralino VoIP può includere una funzionalità di registrazione delle chiamate, che consente all’Utente di registrare le conversazioni telefoniche in entrata e/o in uscita.

8.2. La registrazione delle chiamate non è attivata per impostazione predefinita. L’Utente è l’unico responsabile dell’attivazione della funzionalità di registrazione delle chiamate e della conformità a tutti i requisiti di legge applicabili, inclusi ma non limitati a:

• (a) l’acquisizione del consenso informato di tutte le parti alla comunicazione registrata, ove richiesto dalla normativa applicabile;
• (b) la fornitura di adeguata informativa a tutte le parti circa la registrazione della conversazione, anche mediante un segnale acustico o un messaggio vocale prima dell’inizio della registrazione;
• (c) la determinazione e la documentazione della base giuridica per la registrazione ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

8.3. Romulus Ventures tratta le registrazioni delle chiamate esclusivamente per conto e su istruzione dell’Utente, agendo in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. L’Utente agisce in qualità di titolare del trattamento con riferimento alle registrazioni delle chiamate.

8.4. Le registrazioni delle chiamate sono conservate su server sicuri ubicati nel territorio dell’Unione Europea e sono conservate per un periodo massimo di conservazione di 6 mesi, decorso il quale vengono automaticamente cancellate.

8.5. L’Utente si impegna a manlevare e tenere indenne Romulus Ventures da qualsiasi pretesa, responsabilità, danno o spesa derivante dall’utilizzo della funzionalità di registrazione delle chiamate da parte dell’Utente in violazione della normativa applicabile.

9.1. Non vendiamo i dati dell’utente, inclusi i dati dei chatbot e i dati di traffico VoIP, a terze parti senza il consenso dell’utente. Condividiamo le informazioni dell’utente con i nostri fornitori di servizi che ci assistono nella fornitura dei nostri servizi, nel qual caso tali terze parti sono tenute a rispettare la nostra informativa sulla privacy e ogni altra misura tecnica e organizzativa adeguata. Vincoli contrattuali obbligano tali fornitori di servizi a mantenere riservate le informazioni dell’utente e a utilizzarle esclusivamente al fine di fornire i propri servizi e in conformità alla normativa applicabile in materia di privacy. L’accettazione dei termini della presente Informativa sulla Privacy seguita dalla trasmissione delle informazioni in relazione al Servizio rappresenta il consenso dell’utente a tale prassi.

9.2. I dati dell’utente non vengono comunicati a terzi salvo: (i) per la fornitura dei servizi richiesti e per i quali Romulus Ventures collabora con terze parti; (ii) quando si dispone del consenso dell’utente; (iii) quando ciò sia richiesto da un’autorità competente nell’esercizio delle proprie funzioni (ad esempio per indagare, prevenire o agire in relazione ad attività illecite); (iv) come altrimenti previsto dalla legge, inclusa la comunicazione dei dati di traffico alle autorità giudiziarie e alle forze dell’ordine ai sensi della normativa applicabile in materia di telecomunicazioni e conservazione dei dati.

9.3. Non utilizziamo i dati dell’utente in modi diversi da quelli descritti nella presente Informativa sulla Privacy e nelle Condizioni Generali.

10.1. I nostri server, sui quali conserviamo i dati personali dell’utente (inclusi i dati di traffico VoIP e le registrazioni delle chiamate), sono ubicati nel territorio europeo.

10.2. Nel caso in cui un trattamento di dati personali comporti il trasferimento di dati verso paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), tale trasferimento sarà effettuato in conformità alle disposizioni applicabili del GDPR, tra cui:

• (a) trasferimenti verso paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come in grado di garantire un livello di protezione adeguato dei dati (articolo 45 GDPR);
• (b) trasferimenti soggetti a garanzie adeguate, incluse le Clausole Contrattuali Tipo (SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’articolo 46, comma 2, lettera c) del GDPR;
• (c) trasferimenti basati su altri meccanismi di trasferimento validi ai sensi del Capo V del GDPR.

10.3. Qualora l’utente non desideri che le proprie informazioni vengano trasferite, trattate o conservate al di fuori dell’UE, non dovrà utilizzare il Servizio.

10.4. Qualora la proprietà di tutta o sostanzialmente tutta la nostra attività dovesse cambiare, o qualora procedessimo a una riorganizzazione societaria (compresa fusione o consolidamento), o qualsiasi altra operazione o trasferimento tra entità di Romulus Ventures, l’utente acconsente espressamente a che Romulus Ventures trasferisca le sue informazioni al nuovo proprietario o all’entità subentrante affinché possiamo continuare a fornire i nostri servizi. Ove richiesto, Romulus Ventures notificherà l’autorità competente per la protezione dei dati in ciascuna giurisdizione di tale trasferimento in conformità alle procedure di notifica previste dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

11.1. Conservazione generale

Conserviamo le informazioni relative agli Account Romulus Ventures attivi per tutto il tempo necessario e pertinente alle nostre attività. Potremmo inoltre conservare informazioni relative ad account chiusi per adempiere agli obblighi di legge, prevenire frodi, riscuotere eventuali importi dovuti, risolvere controversie, risolvere problemi, assistere nelle indagini, far rispettare le Condizioni Generali di Romulus Ventures e intraprendere altre azioni consentite dalla legge. Le informazioni che conserviamo sull’utente saranno trattate in conformità alla presente Informativa sulla Privacy.

11.2. Conservazione dei dati di traffico VoIP

In conformità all’art. 132 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato, i dati di traffico telefonico (CDR) raccolti in relazione al Servizio VoIP sono conservati per i seguenti periodi:

• (a) per finalità di fatturazione: i dati di traffico sono conservati per un periodo non superiore a 6 (sei) mesi dalla data della comunicazione, salvo nei casi di contestazioni relative alla fatturazione, nel qual caso i dati potranno essere conservati fino alla risoluzione della controversia;
• (b) per finalità di accertamento e repressione dei reati: i dati di traffico sono conservati per un periodo di 72 (settantadue) mesi dalla data della comunicazione, come previsto dall’art. 132, comma 1, del D.Lgs. n. 196/2003;
• (c) per le finalità di prevenzione e accertamento dei reati ai sensi dell’art. 132, comma 1, del D.Lgs. n. 196/2003: i dati sono conservati con adeguate misure di sicurezza e restrizioni di accesso che garantiscano che i dati siano accessibili esclusivamente per le finalità consentite dalla legge.

11.3. Conservazione delle registrazioni delle chiamate

Le registrazioni delle chiamate effettuate tramite il Servizio Centralino VoIP sono conservate per un periodo massimo di conservazione di 6 mesi. Alla scadenza del periodo di conservazione, le registrazioni vengono automaticamente e definitivamente cancellate.

11.4. Credenziali di autenticazione VoIP

Le credenziali di autenticazione VoIP (nome utente, password/PIN) sono conservate per tutta la durata del rapporto contrattuale. Al termine del contratto, le credenziali vengono disattivate e cancellate entro 30 (trenta) giorni, salvo che la conservazione sia richiesta dalla normativa applicabile.

12.1. L’utente può cancellare il proprio account e scegliere di non ricevere più e-mail da Romulus Ventures in qualsiasi momento contattandoci all’indirizzo [email protected]. La cancellazione dell’account comporterà l’eliminazione definitiva di tutti i dati dei chatbot presenti nell’account dai nostri sistemi entro un ragionevole periodo di tempo, nei limiti consentiti dalla legge, e disabiliterà l’accesso a qualsiasi altro servizio che richieda un account Romulus Ventures. Risponderemo a qualsiasi richiesta di questo tipo, nonché a qualsiasi richiesta appropriata di accesso, rettifica, aggiornamento o cancellazione delle informazioni personali entro i termini previsti dalla legge (ove applicabile) o senza indebito ritardo. Daremo tempestivamente seguito alle richieste di cancellazione dei dati personali, salvo che la richiesta non sia tecnicamente fattibile o che tali dati debbano essere conservati per legge (nel qual caso ne bloccheremo l’accesso, ove richiesto dalla legge).

12.2. In caso di cancellazione dell’account, i dati di traffico VoIP e le registrazioni delle chiamate saranno conservati per i periodi specificati al precedente Articolo 11, nonostante la cancellazione degli altri dati dell’account.

12.3. L’utente può modificare le proprie informazioni personali comunicandoci per via elettronica le modifiche da apportare.

12.4. Invitiamo l’utente ad aggiornare tempestivamente le proprie informazioni personali in caso di variazioni. Le informazioni relative al comportamento pregresso dell’utente in relazione al Servizio potranno essere conservate da Romulus Ventures per il tempo necessario alle finalità indicate nella presente Informativa sulla Privacy.

13.1. Rispettiamo rigorosamente i termini di servizio e le normative sulla privacy di tutte le API di terze parti utilizzate nei nostri prodotti. Non utilizziamo le API di Google Workspace per lo sviluppo, il miglioramento o l’addestramento di modelli di intelligenza artificiale (AI) e/o di apprendimento automatico (ML) generalizzati. Il nostro utilizzo di tali API è strettamente limitato alle finalità specificate, garantendo la conformità a tutte le leggi applicabili e alle policy di Google. Qualora l’utente scelga di collegare il proprio Google Calendar con Romulus, la nostra applicazione richiederà l’accesso in sola lettura agli eventi del calendario e l’autorizzazione a creare nuovi eventi sul calendario dell’utente. Utilizziamo tale accesso esclusivamente per verificare la disponibilità dell’utente e pianificare eventi per suo conto, come espressamente da lui indicato. Romulus non conserva alcun dato di Google Calendar sui propri server – tutte le informazioni del calendario rimangono sui sistemi di Google e vengono recuperate solo quando necessario per la fornitura del servizio. Non condividiamo né vendiamo mai i dati di Google Calendar dell’utente a terze parti e non li utilizziamo per finalità diverse da quelle autorizzate dall’utente. L’utilizzo e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Romulus saranno conformi alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use, garantendo che i dati dell’utente siano trattati con la massima cura e riservatezza.

14.1. Misure generali

La protezione dei dati personali è per noi una questione di primaria importanza e abbiamo implementato diverse misure per tutelarli. Tali misure includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• (a) Crittografia: i dati personali sono crittografati sia in transito che a riposo mediante protocolli di crittografia conformi agli standard di settore per prevenire accessi non autorizzati.
• (b) Controlli di accesso: l’accesso ai dati personali è rigorosamente controllato e limitato al solo personale autorizzato. Utilizziamo meccanismi di controllo degli accessi basati sui ruoli per garantire che solo le persone con una legittima necessità possano accedere a tali dati.
• (c) Anonimizzazione dei dati: ove possibile, i dati personali quali le password vengono anonimizzati o pseudonimizzati per ridurre il rischio di identificazione.
• (d) Audit e monitoraggio periodici: effettuiamo audit e monitoraggi periodici dei nostri sistemi per individuare e mitigare tempestivamente eventuali minacce o violazioni della sicurezza.
• (e) Formazione del personale: i nostri dipendenti seguono regolarmente corsi di formazione sulle migliori pratiche in materia di protezione dei dati e sono tenuti a rispettare rigorosi obblighi di riservatezza.
• (f) Conformità ai requisiti di legge: rispettiamo tutte le normative e i regolamenti pertinenti in materia di protezione dei dati e rivediamo e aggiorniamo costantemente le nostre pratiche per garantire la conformità ai requisiti normativi in evoluzione.

14.2. Misure di sicurezza specifiche per il Servizio VoIP

Oltre alle misure generali sopra descritte, le seguenti misure di sicurezza specifiche si applicano al Servizio VoIP e al Servizio Centralino VoIP:

• (a) Protezione delle credenziali VoIP: le credenziali di autenticazione VoIP (nome utente, password/PIN) sono conservate mediante algoritmi di hashing crittografico robusti e non sono mai memorizzate in chiaro;
• (b) Crittografia del traffico vocale: le comunicazioni vocali sono crittografate mediante il protocollo SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) e la segnalazione è protetta mediante crittografia TLS (Transport Layer Security);
• (c) Prevenzione delle frodi: sono attivi sistemi di monitoraggio automatizzato per individuare e prevenire frodi telefoniche, inclusi l’uso non autorizzato delle credenziali VoIP e schemi di chiamata anomali;
• (d) Sicurezza della rete: l’infrastruttura VoIP è protetta da firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni e altre misure di sicurezza della rete progettate per prevenire accessi non autorizzati e l’intercettazione delle comunicazioni.

15.1. Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla Privacy, l’utente può contattarci all’indirizzo [email protected] o telefonicamente al numero +1 3054477132.