Termini e Condizioni

Articolo 1 – Definizioni

Giorno Lavorativo: qualsiasi giorno, esclusi il sabato e la domenica, in cui le banche sono operative in Italia e negli Stati Uniti.

Informazioni Riservate: qualsiasi informazione di natura commerciale, tecnica, finanziaria o di altra natura, inclusi dati personali, infrastrutture, metodologie, processi e know-how, che per natura o per dichiarazione debbano essere considerate confidenziali.

Dati Personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Dati del Cliente: i dati, le informazioni, i contenuti e i materiali inseriti, caricati o altrimenti immessi dal Cliente nel Servizio CRM, inclusi i dati relativi a contatti, lead, opportunità commerciali e interazioni con la clientela del Cliente.

Servizio CRM: il servizio di gestione delle relazioni con la clientela (Customer Relationship Management) fornito da Romulus mediante piattaforma digitale, come meglio specificato al Paragrafo 2.5.

Articolo 2 – Oggetto del Contratto

Romulus mette a disposizione del Cliente i seguenti servizi (congiuntamente, i "Servizi"), che il Cliente può selezionare, in tutto o in parte, in fase di conclusione del contratto. Romulus si impegna a fornire al Cliente esclusivamente i Servizi da quest'ultimo selezionati:

• il Servizio "Setter AI Vocale 24/7" (il "Servizio AI Vocale") basato su Tecnologia Conversazionale Naturale, come meglio specificato al Paragrafo 2.2;
• il Servizio di Telefonia su IP (il "Servizio VoIP"), come meglio specificato al Paragrafo 2.3;
• il Servizio di Centralino Automatizzato VoIP (il "Servizio Centralino VoIP"), come meglio specificato al Paragrafo 2.4.
• il Servizio di gestione delle relazioni con la clientela (il "Servizio CRM"), come meglio specificato al Paragrafo 2.5.

Il Servizio Setter AI Vocale comprende:

• Integrazione con i flussi di lead generation del Cliente;
• Personalizzazione di script e toni di conversazione;
• Supporto multicanale in lingua italiana (voce e chat, se attivato);
• Installazione guidata, configurazione e formazione iniziale.

Il Servizio Setter AI Vocale è progettato in modalità modulare e personalizzabile, permettendo al Cliente di adottare esclusivamente le funzionalità necessarie ai propri obiettivi.

Articolo 3 – Condizioni Economiche e Durata

3.1 Corrispettivi: Il Servizio è reso da Romulus a titolo oneroso a fronte del pagamento degli importi così come analiticamente descritti nel listino prezzi (il "Listino Prezzi"), pubblicato sul sito di Romulus, in base alla tipologia di offerta selezionata dal Cliente.

3.2 Modalità di pagamento: il pagamento del corrispettivo avviene mediante sistema a ricarica prepagata (mediante bonifico bancario SEPA o carta di credito), con previsione di ricariche minime indicate nel Listino Prezzi, e con ricarica automatica all'esaurirsi del credito (previa comunicazione da parte della Società al Cliente dell'approssimarsi dell'esaurimento del credito).

3.3 Romulus si riserva il diritto di modificare le tariffe con preavviso scritto di almeno 30 giorni.

3.4 In caso di ritardato o mancato pagamento del canone, Romulus avrà il diritto di procedere alla sospensione del Servizio; qualora il ritardo nel pagamento superi i 15 giorni, Romulus avrà diritto di risolvere unilateralmente il contratto, con conseguente definitiva disattivazione del Servizio senza preavviso alcuno, impregiudicato ogni altro mezzo di tutela di cui Romulus possa avvalersi nei confronti del Cliente per ottenere il risarcimento del danno subito in conseguenza dell'inadempimento.

Articolo 4 – Attivazione e Implementazione

Il processo di attivazione del Servizio si articola nelle seguenti fasi:

• Accettazione delle presenti Condizioni Generali;
• Configurazione del metodo di pagamento e prima ricarica;
• Kickoff meeting per la definizione dei flussi operativi e integrazione con i sistemi operativi esistenti;
• Implementazione tecnica e formazione del personale;
• Attivazione operativa (go-live).

Tempi di attivazione:

Avvio del progetto entro 7 Giorni Lavorativi dalla sottoscrizione del contratto; Completamento del setup tra 7 e 10 Giorni Lavorativi dal kickoff meeting.

Articolo 5 – Impegni e Responsabilità delle Parti

Romulus si impegna a:

• Fornire il Servizio secondo le specifiche tecniche pattuite;
• Fornire supporto tecnico durante la fase di implementazione del Servizio;
• Mantenere la massima riservatezza sui dati del Cliente;
• Fornire reportistica mensile dettagliata sull'utilizzo del Servizio;
• Rispettare le normative sulla protezione dei dati personali.

Il Cliente si impegna a:

• Utilizzare il Servizio esclusivamente per finalità lecite e conformi alla legge;
• Fornire tutte le informazioni necessarie per la configurazione del Servizio;
• Fornire collaborazione proattiva per l'implementazione del Servizio;
• Mantenere la riservatezza delle credenziali di accesso;
• Comunicare tempestivamente eventuali problematiche o malfunzionamenti, e comunque non oltre 7 giorni dalla scoperta.

Articolo 6 – Proprietà Intellettuale e Riservatezza

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi al Servizio, inclusi software, algoritmi, metodologie e know-how, rimangono di esclusiva proprietà di Romulus. Il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale sui servizi forniti.

Il Cliente si impegna a non consentirne a terzi estranei né l'uso occasionale né la riproduzione in qualunque forma dei programmi oggetto del Servizio; si obbliga altresì a non cedere, prestare, esibire o descrivere a terzi soggetti le caratteristiche tecniche e funzionali dei programmi, nonché qualsiasi materiale, supporto o informazione ad essi relativo.

Il Cliente si impegna a utilizzare le infrastrutture fornite esclusivamente all'interno della propria azienda. È espressamente vietato:

• Trasferire, condividere, concedere in uso, locare, vendere o duplicare le infrastrutture a favore di terzi;
• Installare o utilizzare le infrastrutture in aziende o sedi diverse da quelle concordate senza previo consenso scritto di Romulus;
• Modificare, alterare o intervenire sulle infrastrutture senza autorizzazione di Romulus espressa per iscritto.

Romulus si riserva il diritto di monitorare l'utilizzo delle infrastrutture per verificare il rispetto delle condizioni contrattuali, nonché per garantire il costante miglioramento dei servizi. Il Cliente si impegna a fornire accesso ai dati richiesti per le verifiche, nei limiti consentiti dalla legge; e a cooperare attivamente durante gli audit per verificare la correttezza d'uso.

Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali acquisite durante la vigenza del presente contratto. L'obbligo di riservatezza rimarrà valido per 5 (cinque) anni dalla cessazione del contratto.

Qualora una Parte debba condividere Informazioni Riservate con terze parti autorizzate, la condivisione sarà soggetta agli stessi obblighi di riservatezza.

Articolo 7 – Protezione dei Dati Personali

Romulus si impegna a trattare i dati personali forniti dal Cliente in conformità al GDPR e alle normative applicabili. I dati personali saranno utilizzati esclusivamente per l'esecuzione dei servizi concordati.

Romulus adotterà misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la protezione dei dati contro accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione.

Con specifico riferimento al Servizio CRM, Romulus adotterà altresì misure adeguate di backup, cifratura dei dati in transito e a riposo, e registrazione degli accessi (log), al fine di garantire la protezione dei Dati del Cliente. Il Cliente prende atto che Romulus non risponde della perdita di Dati del Cliente causata da condotte imputabili al Cliente stesso o a terzi non autorizzati che abbiano ottenuto l'accesso al Servizio CRM a causa della mancata custodia delle credenziali da parte del Cliente.

Il Cliente garantisce che i dati personali forniti sono stati raccolti in conformità alle normative vigenti, e di aver informato adeguatamente gli interessati e di averne ottenuto, qualora necessario il consenso.

Articolo 8 – Gestione del Credito e Sospensione del Servizio

In caso di esaurimento del credito disponibile, il Servizio verrà automaticamente sospeso fino al ripristino tramite ricarica.

In ogni caso, all'approssimarsi dell'esaurimento del credito, Romulus provvederà ad inviare una notifica al Cliente, al fine di permettergli una tempestiva ricarica.

In caso di mancata ricarica del credito per oltre 30 giorni consecutivi dopo l'esaurimento, Romulus si riserva il diritto di risolvere il contratto con preavviso di 30 giorni.

Articolo 9 – Limitazioni di Responsabilità

9.1 Salvi i casi di dolo o colpa grave di Romulus, il Cliente esonera espressamente Romulus da qualsiasi responsabilità per danni diretti ed indiretti di qualsiasi natura che il Cliente o terzi possano, in qualche modo, subire per l'uso o il mancato uso del Servizio, nonché per errori e disfunzioni dello stesso, così pure per qualsiasi danno diretto o indiretto eventualmente subito in relazione o in dipendenza del Servizio o per la mancata erogazione della connettività da parte del gestore della rete di telecomunicazione. Romulus, salvo il caso di dolo o colpa grave, resta espressamente escluso da qualsiasi responsabilità per danni diretti ed indiretti di qualsiasi natura causati da terzi che illecitamente accedessero al Servizio, a causa di una mancanza da parte del Cliente di cautela nella custodia dei codici di identificazione (User ID) e delle chiavi di accesso (Password) allo stesso assegnati o dalla mancanza di altre misure di sicurezza che il Cliente deve adottare.

9.2 In nessun caso Romulus sarà ritenuto responsabile del malfunzionamento del Servizio derivante da responsabilità delle linee telefoniche, elettriche o riferibili alla rete Internet, quali guasti, sovraccarichi, interruzioni, ecc. Romulus non potrà essere ritenuto responsabile per inadempimenti di terzi che pregiudicano il funzionamento del Servizio telematico messo a disposizione del Cliente, compresi, in via esemplificativa, i rallentamenti di velocità o il mancato funzionamento delle linee telefoniche e degli elaboratori che gestiscono il traffico telematico fra il Cliente ed il sistema di Romulus.

9.3 Romulus, fatti salvi i casi di dolo o colpa grave, non risponde ad alcun titolo dei danni, diretti o indiretti, derivanti al Cliente da vizi sopravvenuti alla erogazione del Servizio. Il Cliente si obbliga a non consentire l'utilizzo delle autorizzazioni di accesso fornite dal Fornitore, direttamente o indirettamente, a titolo gratuito ovvero oneroso, a terzi, esclusi il personale dipendente del Cliente e i consulenti che abbiano in essere specifici rapporti contrattuali con il Cliente di cui tuttavia il Cliente si assume per entrambi i casi la totale responsabilità.

9.4 Salvo i casi di dolo o colpa grave, in nessun caso né Romulus, né alcun altro che abbia avuto parte nella creazione, nella produzione o nella fornitura e assistenza del Servizio potranno essere ritenuti responsabili per qualsivoglia danno diretto o indiretto, inerente, speciale o conseguente di qualsiasi natura, sia contrattuale sia extra-contrattuale, derivante dall'attivazione o dall'impiego del Servizio e/o dalla interruzione del funzionamento del Servizio. Le disposizioni del presente articolo permangono valide ed efficaci anche dopo la cessazione del presente contratto, per scadenza dei termini, risoluzione o recesso dello stesso.

9.5 Romulus non potrà essere ritenuto responsabile per inadempimenti alle proprie obbligazioni che derivino da cause al di fuori della sfera del proprio prevedibile controllo o da cause di forza maggiore.

9.6 Il Cliente si obbliga a tenere indenne Romulus da tutte le perdite, danni, responsabilità, costi oneri e spese ivi comprese le eventuali spese legali che dovessero essere subite o sostenute dal Fornitore quale conseguenza di qualsiasi inadempimento agli obblighi assunti e garanzie prestate dal Cliente con la sottoscrizione del presente Contratto e comunque connesse alla immissione delle informazioni nello spazio fornito dal Fornitore, anche in ipotesi di risarcimento danni pretesi da terzi a qualunque titolo.

9.7 Con rispetto per i termini della fornitura del Servizio, il Cliente prende atto che Romulus non fornisce alcuna garanzia sul fatto che il Servizio si adatti perfettamente a scopi particolari.

9.8 Romulus potrà invocare quali cause di non imputabilità:

• le conseguenze derivanti da embargo, atti di guerra o di rappresaglia, azioni e provvedimenti delle Autorità Pubbliche, con esclusione, in quest'ultimo caso, dei provvedimenti adottati dalla Magistratura per inadempienze del Fornitore o condotte contrarie ai doveri del buon imprenditore;
• ogni altra causa non ragionevolmente prevedibile e che sia classificabile come impedimento oggettivo al di fuori del diretto ed immediato controllo del Fornitore;
• qualsiasi altra causa che le parti, in buona fede, riconosceranno come tale, inclusi gli errori evidenti del Cliente e il malfunzionamento del software del Fornitore, quando il malfunzionamento non dipenda da interventi compiuti dal Fornitore o da una mancata attività di questi ultimi nell'adeguare/correggere tempestivamente il software;

Romulus, al verificarsi di un evento di forza maggiore, deve tempestivamente darne compiuta informazione al Cliente tenendolo informato circa le prospettive di riattivazione regolare del Servizio e dandogli visibilità riguardo alle provvidenze temporanee d'immediato esercizio. Romulus si adopererà, in ogni caso, per anticipare problemi della continuità del Servizio e proporre, al meglio delle sue conoscenze, soluzioni alternative.

9.9 Per qualunque evento di perdita di Servizio, perdita di riservatezza dei dati del Cliente o dei programmi dallo stesso utilizzati, imputabile al Fornitore, questi risponderà per ciascun evento nei limiti della entità dei corrispettivi maturati nel corso del periodo in cui si è verificato l'evento stesso e, in ogni caso, Romulus risponderà globalmente per tutti gli eventi che dovessero verificarsi nel corso di ogni singola annualità, nel limite massimo del corrispettivo di canone maturato e corrisposto dal Cliente nel corso dell'intero esercizio in cui si sono verificati gli eventi.

9.10 Nessuna delle parti è responsabile per guasti imputabili a cause di incendio, esplosione, terremoto, eruzioni vulcaniche, frane, cicloni, tempeste, inondazioni, uragani, valanghe, guerra, insurrezioni popolari, tumulti scioperi ed a qualsiasi altra causa imprevedibile ed eccezionale che impedisca di fornire il Servizio concordato.

9.11 Il Cliente concorda nel sollevare Romulus da qualunque responsabilità in caso di denunce, azioni legali, azioni governative o amministrative, perdite o danni (incluse spese legali ed onorari) scaturite dall'uso illegale del Servizio da parte del Cliente o di uno o più degli eventuali suoi clienti. Romulus può interrompere senza preavviso il Servizio; nel tal caso sarà rimborsata al Cliente la quota del Servizio non utilizzata calcolata in base ai giorni di mancata fornitura dello stesso già anticipati dal Cliente.

Articolo 10 – Risoluzione e recesso

Ciascuna parte può risolvere il contratto in caso di:

• Grave inadempimento dell'altra parte, non sanato entro 30 giorni dalla contestazione (che dovrà essere inviata per iscritto);
• Mancata ricarica del credito per oltre 30 giorni consecutivi dopo l'esaurimento;
• Apertura di procedure concorsuali a carico dell'altra parte.

Le Parti possono recedere dal contratto con preavviso scritto di 30 giorni. In caso di esercizio del recesso da parte del Cliente, quest'ultimo non avrà diritto ad alcun rimborso del credito eventualmente residuo.

A seguito dell'intervenuta risoluzione o dell'esercizio del recesso, cesseranno tutti gli obblighi delle Parti, ad eccezione di quelli destinati espressamente, dal presente contratto, a sopravvivere alla risoluzione o al recesso. I dati del Cliente verranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 6 mesi, o per un periodo più lungo laddove previsto da specifici obblighi di legge o richieste delle autorità competenti. Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno eliminati o anonimizzati in modo permanente. Per qualunque informazione in merito il Cliente potrà contattare l'indirizzo [email protected].

Articolo 11 – Trattamento dei dati personali

11.1 Al Cliente è posto l'obbligo di fornire tutti i dati necessari per la fornitura del Servizio, nonché per i futuri miglioramenti dello stesso.

11.2 Il trattamento di tali dati avverrà nel pieno rispetto delle normative vigenti, come meglio esplicitati nell'informativa privacy sottoposta al Cliente.

Articolo 12 – Clausole finali

Le obbligazioni e gli impegni derivanti dalle presenti Condizioni Generali che, per loro natura, producono la loro efficacia anche dopo la scadenza o la risoluzione del contratto, rimarranno validi ed operanti anche dopo tale data fino alla loro soddisfazione. L'inefficacia, invalidità o nullità di una clausola non comporterà l'invalidità delle presenti Condizioni Generali, che rimarranno valide per il resto.

Il Cliente non potrà cedere a terzi alcun obbligo o diritto originato dalle presenti Condizioni Generali in assenza di autorizzazione scritta da parte di Romulus. Romulus si riserva espressamente il diritto di trasferire a terzi qualunque diritto o obbligo derivante dalle presenti Condizioni Generali e il Cliente, per tale evenienza, già sin d'ora accetta.

La legge applicabile alle presenti Condizioni Generali varia in base al domicilio del Cliente. Qualora il Cliente sia domiciliato in territorio UE, o in UK, le presenti condizioni Generali saranno soggette alla legge italiana. Qualora il Cliente sia domiciliato in paesi extra UE, le presenti condizioni Generali saranno soggette alla legge dello stato del Delaware.

Articolo 13 – Approvazione specifica di clausole

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, il Cliente dichiara di aver letto attentamente e di approvare espressamente le seguenti clausole: Articolo 2 (Oggetto), Articolo 3.4 (Modifica delle Tariffe), Articolo 6.2 (Restrizioni sull'Uso), Articolo 6.4 (Obblighi di Riservatezza), Articolo 8.2 (Risoluzione per Mancata Ricarica), Articolo 9 (Limitazioni di Responsabilità), Articolo 10 (Risoluzione e recesso), Articolo 12 (Clausole finali).